RR=Responsables Régionaux
Avant les séances de travail, nous vous conseillons très fortement de faire une séance d’une heure à une heure et demie pour la présentation du groupe, de la démarche, et des membres. Cela va aussi vous permettre de choisir les problématiques ainsi que les dates des réunions. En effet, vous n’aurez que 4 heures par axe à priori, ce qui est extrêmement court ! Si vous la faites en distanciel, un de vos responsables régionaux peut peut-être participer à la réunion.
Si vous avez le temps et les ressources, vous pouvez proposer au groupe si cela les intéresse de mettre en place une fresque du climat (ce qui prend 2h). C’est un excellent moyen de souder une équipe et d’apprendre énormément de choses sur le changement climatique.
Ensuite, chaque groupe de travail doit planifier 6 séances de travail de 2h sur les axes. Vous aurez donc 2 séances de travail de 2h sur chaque axe : soit 4h par axe. Nous sommes conscients que ce laps de temps est très court et c’est pour cela que nous vous avons détaillé au mieux les séances.
Nous vous avons détaillé deux types de séances différentes :
Normalement vous allez travailler sur 3 axes, donc répéter 3 fois ce schéma. Si vous sentez que le format est trop court et que vous n’arrivez pas à des résultats satisfaisants, vous pouvez réduire l’ambition et uniquement travailler sur 2 axes, et adapter le format qu’on vous propose en fonction.
Si vous souhaitez traiter plus de sujets ou quoique ce soit qui ne rentre pas dans le cadre que nous vous proposons, sentez-vous libre d’utiliser notre travail pour vous, au sein de votre établissement.
Voici un document qui montre la trame globale des séances. Pour avoir une explication vraiment détaillée de chaque partie, lire la partie ci-dessous.
Dans le cas où vous êtes deux ambassadeur·ice·s :
Dans le cas où il n’y a qu’un ambassadeur·ice, celui-ci devra prendre le rôle d’animateur·ice et trouver quelqu’un extérieur au groupe de travail qui puisse prendre des notes sur ce qui se dit lors de la réunion, afin qu’il·elle puisse faire lui·elle-même la synthèse par la suite.
S’il existe déjà des initiatives interessantes au sein de votre établissement, nous aimerions en avoir connaissance pour pouvoir les partager avec les autres établissements. Dans ce cas vous pouvez utiliser le template “Synthèse”, et ajouter une diapositive “initiatives déjà existantes au sein de notre établissement”, sur l’axe abordé. Si votre établissement a mis en place des initiatives sur des axes que vous n’allez pas aborder, prenez un nouveau document “synthèse”.
Ces documents de synthèse sont pour l’instant à envoyer à vos responsables régionaux, une fois remplis.
Vous avez à votre disposition:
Afin de vous aider à animer les groupes de travail, voici un certain nombre de conseils sur la facilitation.
Précisions : la plus grande partie de ce guide est destiné à l’ambassadeur·ice qui est animateur·ice. Mais c’est intéressant que le·a scribe lise aussi toutes les informations.
Présentez vous en tant qu’ambassadeur, votre position au sein de la COP, ainsi que le but de la réunion (5 minutes)
Pour l’organisation de la COP2 étudiante il y a une équipe organisatrice avec 5 étudiant·e·s en césure ou en service civique qui travaille à temps plein, puis une trentaine de bénévoles qui sont répartis dans 5 pôles : Les pôles festival, forum, logistique, communication et le pôle COP. C’est dans ce dernier pôle que vous intervenez en tant qu’ambassadeur·ice. Vous faites le lien entre les établissements et l’équipe organisatrice de la COP2 Etudiante. Votre rôle est de mettre en place le groupe de travail, d’animer les séances et de faire tous les retours à l’équipe organisatrice de la COP.
Présentez-vous (études, etc) et précisez votre rôle au sein de la réunion.
L’animateur·ice peut ensuite expliquer le but de la réunion : se réunir pour faire connaissance, définir les règles de facilitation, choisir les thématiques sur lesquelles vous allez travailler, choisir la manière dont vous allez travailler, et faire un point sur tous les outils et la démarche des prochaines séances.
Tout cela vous prendra environ 5 min.
Présentation des membres (25 min)
Vous passez ensuite à la présentation des membres. Simple tour de table pour savoir qui est qui, qui a quel poste dans l’établissement. Demandez une présentation succincte - pour éviter de demander qui veut commencer vous pouvez simplement partir sur votre gauche (ou par le premier nom de la liste des participant·e·s si vous êtes en distanciel). Chaque personne aura environ 2 minutes de temps de parole.
Pour faire connaissance, on peut faire un brise-glace. Par exemple, vous pouvez afficher l’image ci-dessous (projecteur ou partage d’écran) et demander à chacun de choisir un personnage selon son humeur. Commencez pour montrer l’exemple : “Je choisis le bonhomme 17 car les enjeux climatiques et environnementaux me préoccupent vraiment mais je m’accroche et j’espère qu’on va pouvoir remonter…”
Si vous avez d’autres brise-glace en tête, n’hésitez pas non plus à en utiliser. Le but du brise glace est de faire connaissance de manière ludique et briser les barrières entre les membres du groupe, pour lancer les vrais réflexions de la réunion.
Vous êtes étudiant·e·s et devez gérer le groupe de travail face à des enseignants-chercheurs et institutionnels. Cette posture n’est pas commune et certains vont vouloir être tutoyés, d’autre vouvoyés. Vous allez travailler pendant 12h ensemble donc demandez aux membres du groupe comment ils veulent être appelés (tutoiement/vouvoyement/noms de famille/prénoms).
De plus, vous êtes l’animateur·ice, donc vous devez vous permettre de couper la parole quand les prises de paroles sont trop longues afin de faire participer le plus grand nombre. Ces interruptions ne sont pas personnelles mais elles doivent permettre à chacun·e de pouvoir parler autant de temps quel que soit son rôle dans l’établissement : étudiant·e·s, enseignant·e·s-chercheurs, institutionnels. Il faut que vous l’explicitiez très clairement pour que par la suite vous vous sentiez légitime de couper la parole si nécessaire.
C’est également le moment de se mettre d’accord sur les codes de communication que vous voulez utiliser.
Vous pouvez préciser que les thématiques et problématiques ont été choisies par les membres de l’équipe et réfléchies à deux reprises : lors de l’édition annulés et maintenant, avec le Comité scientifique de la COP.
Dans le cadre des groupes de travail vous devez donc choisir 3 axes de travail, dont au moins deux dans le volet 1. En effet nous préferons que vous réfléchissiez sur les axes du premier volet, qui sont plus difficiles à traiter.
Vous aurez, avant la réunion, transmis la fiche de description des axes avec les problématiques pour que les personnes en prennent connaissance. Il y aura sûrement des personnes qui ne l’auront pas lu. Refaite un rappel en énumérant les différents axes avec les problématiques. Si vous voyez que les gens discutent et arrivent à se mettre d’accord c’est très bien sinon :
Pour que ce soit plus facile de choisir, vous pouvez avoir recours à un vote. Par exemple, vous pouvez demander aux personnes de classer les problématiques (très intéressant, intéressant, moyennement intéressant, pas intéressant, à rejeter), Vous éliminez ceux qui ont eu des “à rejeter” et retenez ceux qui procurent le plus d’intérêt. (cette méthode s’appelle : vote au jugement majoritaire)
Pour que le groupe soit plus efficace, nous vous conseillons de diviser en deux l’équipe, de façon équitable entre les différents acteurs (étudiant·e·s, institutionnels et enseignant·e·s-chercheurs). Surtout si vous faites vos réunions en distanciel. De là deux options :
Une fois que vous avez choisi la répartition ou non des sous-groupes, il va falloir choisir sur quelles problématiques vous voulez réfléchir.
Pour chaque cas, expliquez la situation, laissez les participant·e·s argumenter puis effectuez un vote.
Donnez à votre groupe de travail les documents PDF de la documentation des axes que vous avez choisis. Demandez-leur de bien lire cette documentation et de faire de leur côté quelques recherches. Préciser qu’ils doivent venir, à la prochaine séance, en ayant lu la documentation de l’axe et trouvez déjà eux même quelques pistes de réflexions, qu’ils présenteront à la séance d’après.
Il faut aussi voir avec votre groupe quand auront lieu les prochaines séances. Pour cela, proposez d’envoyer un sondage et précisez qu’ils doivent vous répondre au plus vite pour fixer les séances. Vous pouvez demander rapidement, pour avoir une vue d’ensemble, si ce sera le soir, ou bien, si certains sont d’accord, le week-end (si vous l’êtes aussi, on ne sait jamais). Petit rappel : Les séances doivent se tenir entre le 20 Janvier et le 29 Mars. En présentiel et/ou en distanciel, en fonction de votre groupe de travail.
NB :
Parlez de cette réunion avec votre RR, si vous le souhaitez, il·elle peut peut-être vous accompagner pour cette première réunion si elle est en distanciel. Il·elle pourra vous aider à répondre aux questions qui viendront sûrement surtout sur cette première séance.
Prenez 15 min, qui servent aussi d’attente aux retardataires pour faire un petit jeu et mettre tout le monde dans la réunion. Ce temps sert à recadrer et rassembler les gens pour bien commencer la réunion tous ensemble.
Des questions pour la météo vous sont proposées dans l’onglet de facilitation.
Prenez 5 min pour dire ce que vous allez faire pendant la réunion, à savoir que vous allez faire un rappel de l’axe et des problématiques. Le but de la réunion est d’avoir sélectionné 5/ 6 solutions sur la ou les problématiques que vous avez choisies, et qui à terme pourraient être mises en place dans votre établissement. Vérifiez que tout le monde a accès au document PDF qui donne l’ordre du jour ainsi qu’aux quelques points de facilitation.
Vous avez à votre disposition les diapositives présentées lors du Webinaire, ainsi que l’explication présente dans chaque axe de travail pour présenter l’axe. Si possible il est important de :
Vous allez réfléchir ensemble, sans vous poser de limite, aux solutions qui pourraient répondre aux problématiques. Tous ceux qui ont déjà pensé à des idées peuvent les exposer (rapidement, on ne rentre pas dans le détail dans cette phase).
Votre rôle sera d’énoncer le pourquoi du brainstorming, la question traitée. Dans votre cas, ça serait la problématique choisie. Vous devez également répartir les temps de parole de chacun·e afin de permettre à tous de s’exprimer équitablement.
L’objectif de cette phase est de faire émerger un maximum d’idées en un minimum de temps, sans jugement ni critique. Dans un court laps de temps (une dizaine de minutes), chaque participant·e doit laisser libre cours à son imagination et écrire un maximum de propositions. Peu importe le support pourvu qu’il y ait les idées (post-it, paper-board, bloc-notes…). Pour cela vous pouvez utiliser l’outil de votre choix. Pour des réunions à distance, Mural est très bien.
A l’issue de ce travail, mettez en commun toutes les propositions. A tour de rôle, chaque participant évoque ses idées. Afin de les démultiplier, tout le groupe est invité à ajouter sa pierre à l’édifice : améliorez les propositions et/ou ajoutez-en d’autres par association d’idées.
Maintenant que vous avez eu pleins d’idées, il faut sélectionner, de manière collégiale, 5/6 pistes les plus pertinentes.
Dans les critères d’évaluation, vous pouvez prendre :
Il est important, avant cette étape, de bien expliquer que les idées de chacun·e sont des idées intéressantes et que supprimer une idée évoquée par quelqu’un ne doit pas impacter l’égo de la personne l’ayant proposé.
Si la discussion n’est pas fluide, ou trop longue, différents outils / méthodes existent afin d’aider un groupe à selectionner des idées. Nous allons détailler dans cette partie la méthode dite “des chapeaux de bono” :
Chaque participant·e, en coiffant un chapeau (c’est une image), adopte le mode de pensée qui y correspond. Les participant·e·s s’expriment à tour de rôle. L’idéal est de s’attribuer un chapeau éloigné de notre mode de pensée habituel. Ici on va retenir principalement 3 chapeaux :
Il vous faudra répartir les chapeaux équitablement, et en essayant de faire sortir les participant·e·s de leur zone de confort.
Ainsi, sur chaque idée, chacun·e pourra donner des arguments en rapport avec son chapeau. Attention à la limite de temps.
Il existe aussi, comme outil d’aide à la décision, la matrice d’Eisenhower, avec laquelle vous pouvez trier vos idées :
Dans le but de réaliser cette sélection, chaque participant·e peut aussi disposer de 5 points par exemple, qu’il·elle est libre d’attribuer à une ou plusieurs idées. Les propositions ayant eu le plus de points seront celles qui seront retenues.
Maintenant que vous avez vos idées, que vous avez sélectionné celles qui vous plaisent le plus, il vous faut les prioriser afin de savoir par lesquelles commencer à la prochaine séance. L’idéal serait de prioriser en séparant les mesures long-terme et court-terme.
Pour tous les membres
Vous présenterez la fiche solution que vous devrez mettre en place à la prochaine séance et enverrez un exemplaire aux membres pour qu’il·elle·s puissent en prendre connaissance. Chacun·e de leur côté, ils pourront ainsi réfléchir à la mise en œuvre concrète des idées sélectionnées. Les réflexions des membres pourront être orientées par leur poste et questionner les compétences des autres pour la mise en œuvre des solutions.
Vous pourrez aussi préciser à votre groupe que toutes les démarches effectuées par les autres groupes de travail pourront être trouvées sur ce site, dans la partie “axes de travail”.
Pour vous
En tant qu’ambassadeur·ice vous devrez rédiger une synthèse des solutions proposées et priorisées. Ce travail peut être effectué avec l’aide des RR. Il servira à la fois d’outil de synthèse pour la prochaines séances et d’outil de comparaison avec les autres groupes.
Cette séance consiste à faire un plan d’actions pour chaque solution. C’est-à-dire, à se demander comment mettre en place les solutions proposées dans votre établissement. A l’issue de la séance, vous aurez donc toutes les infos nécessaires pour rédiger votre fiche solution.
Vous allez revenir rapidement sur les solutions retenues précédemment et présenter le document que vous avez édité avec les solutions triées et priorisées et bien formulées. S’il y a eu deux groupes de travail sur deux problématiques différentes, vous pouvez mutualiser ce temps là afin que tous voient les avancées des autres.
Essayer de répartir le temps pour que toutes les solutions soient traitées. Traitez les solutions dans leur ordre de priorité et d’intérêt. Si vous voyez que ça prend trop de temps, mieux vaut étudier moins de pistes mais mieux le faire.
Vous devez tous ensemble :
Cette phase est plus libre, vous pouvez utiliser les outils présentés pour la première séance, en fonction de ce qui as le mieux fonctionné.
Vous aurez à mettre en forme ce que vous avez pu mettre en place avec la fiche synthèse comme base de réflexion et de travail. Cette fiche sera la synthèse claire de votre travail et sera celle sur laquelle nous allons nous baser pour rédiger l’Accord de Grenoble. Nous avons également besoin que vous fassiez une version à mettre sur la plateforme, pour nous aider nous sur la synthèse. Tous les détails sont dans la partie “Plateforme”.